2021年6月，郭玲推开流动人员服务科的门，进门就高兴的说：“太感谢了，如果不是你们通知我，我到现在还不知道我要退休了呢！我工作了30年，就盼着这一天！”原来郭玲的身份证出生日期为1971年8月，按照身份证的记载日期她认为是8月份退休，但是流动人员服务科通过每个月与电子档案系统及社保系统大量数据比对，发现郭玲档案记载的出生日期为1971年6月，然后又通过查找电话联系到了郭玲，郭玲通过流动人员服务科的指导成功办理了退休手续，然后就有了开头一幕。电子档案让工作了一辈子退休人员感受到了家的温暖。

“同志，我来复印党员档案。”当看着档案从打印机打出来后，托管人员于某某惊喜的说：“以前，查阅及复印档案得申请借阅档案，才能复印，现在直接叫号到柜台不用等待就能办理，电子档案真方便。”

“同志，我补缴合同工。用不用到大厅借阅档案？”“不用，咱现在都用电子档案啦，您所有的档案都生成了照片，我们直接在电脑上就可以查阅。”“太好了，以前我得到一楼大厅借阅，到八楼劳动关系科认定才能办理业务，现在直接办就行，不用跑腿，电子档案真高效。”

近年来，文登区人社局始终坚持以信息化建设为引领，大力推进实施“互联网+人社”，以省级流动人员档案信息化建设试点为契机，着力在整合资源、夯实基础、打造平台上下功夫，全面加强流动人员人事档案库房建设，开展档案资料数字化扫描，建立基础信息数据库，进一步提升数据完整度和准确度，努力实现档案数据动态调取，全面提升档案管理服务水平。9月份，省人社厅通报了《全省第一批流动人员人事档案信息化试点项目典型案例的通知》，通报了一批创新成效好、示范效应强、可复制推广的典型案例，文登区入选全省5典型工作案例之一。

一是围绕标准化，以精致管理为基础，打造配套完备、智能互通的档案保障体系。先后投入资金300多万元，建成500多平方米的省一级档案室。在硬件配备方面，档案库房设立办公区、阅览室、控制室、档案库房和档案整理室，做到5室分开，设有触屏方式的高智能密集架35列，配有安全系数较高的档案监控设备、消防设备以及调温设备，安装的调温设备能准确调控库房内的温湿度，增强档案存放的长久性，确保档案安全完整。在软件管理方面，不断规范档案管理服务流程，制定完善《柜员服务手册》，作为档案业务经办依据，对涉及档案的业务精简优化，最大限度压减申请材料、减少环节、优化流程、压缩办理时限。目前，涉及档案的10项档案业务都在一楼综合窗口“一站受理、一站办理”。

二是围绕规范化，以信息采集为抓手，打造准确统一、规范严谨的数字化档案库房。2016年起，开始着手对库房中流动人员档案档案进行数字化加工，逐步完成对库房档案全面清点，记录档案存放位置，做到底数清，2020年，全面启动流动人员数字化档案库房建设。一是规范流程，明确信息采集标准。对现有库存的流动人员档案，统一采集项目、统一指标体系、统一代码，包括索引建设、结构化信息项采集（23个信息项）、档案数字化扫描以及电子档案影像挂接到系统等四项内容；对实时新增档案，及时采集形成电子化档案资料保存，保证了档案信息实时更新和规范管理。二是强化督导，保证信息采集质量。为了保证流动人员档案数字化项目建设的低成本、高效率和高质量，通过竞争性磋商的方式委托有多年档案管理经验的山东汉图软件公司开展档案数字化加工，每周调度扫描进展，从档案整理、著录建库、档案扫描、图像处理、图像储存、数据质检、数据连接、数据验收、数据备份等整个操作流程都进行了严格把关，对不合格现象进行记录并及时整改，做到质量全程管控。三是规范管理，维护数字档案安全。整个扫描工作于2020年11月底前已全部完成，共扫描档案50285册（包含新增档案）。

三是围绕信息化，以成果运用为导向，打造便捷高效、数据共享的经办服务模式。数字化库房建设最终的目的是支撑业务办理，服务群众办事，我们将数字化档案库房与人社综合业务平台进行深度融合，发挥数字化档案库房最大效能。一是注重在业务经办环节推广应用。2020年12月，将5万多份数字化档案接入业务操作系统，先后为窗口综合柜员和局劳动关系科、征缴科、退休科以及医保局等相关部门开通了电子档案操作系统的查询权限，实现电子档案在科室间、部门间的共享共联，做到档案传递“秒联动”。二是注重扩大电子档案应用范畴。先后自主研发两套档案管理应用程序，切实提高库房的智能化管理水平和流动人员人事档案利用效率。一个是人力资源中心综合业务办理系统，该系统融合了毕业生、代理人员、失业人员档案的全部基本信息，可通过系统进行各种综合的汇总统计和数据分析；另一个是业务经办免填表程序。它全面调取电子档案中基本数据信息，实现了各项业务表格的自动生成，办事人签字确认信息即可，共计化简各类表格40余张，实现个人业务事项经办“零填表”，对公业务事项经办80%以上“免填表”。三是注重发挥数字档案的社会效率。委托会计事务所对项目进行专门的绩效评估，通过绩效评估报告可以看出，档案数字化信息共享后，简化了业务流程，提高了工作效率，节省了群众办理业务的等待时间，相应增加社会效益，社会满意度较高。比如，涉及档案办理流程相同的“档案借阅”及“退休办理”两项业务，档案数字化信息共享前，需经过档案提取、交接、翻找、归还4个环节，涉及档案等待环节耗时约15分钟，共享后，可从系统实现档案秒查询，由此每人次可节省15分钟等待时间，仅该两项业务年均可减少流动人员等待时间约1500小时。