案例简介

关 键 词：一链办理、事项联办

涉及领域：政务服务

服务对象：企业、个人

取得成效：实现了电子档案系统与社保经办系统的对接整合，工作人员在处理涉及档案业务（退休、查阅、复印、社保维护）时，在社保经办系统的电子档案模块可以直接调取档案信息，为群众提供便捷的查询及打印服务，实现群众办理档案业务“零等待”。同时，将电子档案广泛应用于退休预审、医保退休等环节，实现了业务跨部门免提取、秒联动。

案例详情

今年以来，威海市文登区以实施“五个档案”提升行动为契机，在省级流动人员人事档案信息化试点的基础上，围绕简化优化公共服务流程、方便群众办事为目标，以创新优化流动人员人事档案服务工作为切入点，依托省公共就业人才服务系统和电子档案一体化系统，进一步推进档案服务的信息化、便民化、精细化建设，实现“一点存档、多点服务、全面贯通”，全面提升流动人员人事档案管理服务水平，更好更快满足群众所需和企业所盼。

一、  坚持工作基础创新，推进管理服务向“规范化”转变

加强基础工作是档案管理现代化的前提，必须从管理渠道、服务事项、服务流程上不断优化，才能为实现档案数字化奠定坚实的基础。一是完善档案管理制度。健全档案材料的收集、归档、查（借）阅、档案移交、转接等一整套规范化的管理程序，使档案管理工作有章可循，严格按照《流动人员人事档案管理服务规定》要求，遵循“集中统一，归口管理”原则，实现档案“应管尽管”，启动清查违规保管档案单位和机构调研，逐步纳入我区公共就业人才服务机构管理；规范档案转递服务方式，转递档案均通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等方式进行，严禁个人自带档案，与邮政部门联系，印制“人事档案”专用包装袋，进一步保障邮寄安全性。二是完善综合柜员制服务模式。进一步优化“前台综合受理、后台分类审批、统一窗口出件”服务，大厅内设立即时办结区，设置综合柜员岗16个，结合清单事项内容，实施综合柜员“一窗受理”，办事只叫一个号，一个窗口业务通办，践行《公共就业和人才服务窗口人员行为规范》，严格落实首问负责、帮办代办等制度，推行周末延时服务、“窗口吹哨、科室报到”、预约服务、重点困难人员服务等多项便民服务制度，做到用制度管人，按制度办事；同时，全面推行告知承诺制，安排专人认真审核和甄别档案材料，对缺少材料的流动人员实行容缺受理，办事人员只需签订容缺承诺书，在承诺时间内补齐相应材料即可。三是优化线上线下服务“好差评”机制。线上依托省一体化在线政务服务“好差评”系统进行在线评价；线下投入财政资金16万元，研发“好差评”数据评价与归集系统，对一楼人社大厅综合窗口柜员进行评价，确保每个企业、每名群众都能自愿自主、真实评价对人社服务的感受和诉求，按照“谁办理、谁负责”的原则，第一时间安排专人回访核实，定期对评价结果进行分析研判，做到“应服必服”“服必服好”。

二、坚持流程再造创新，推进管理服务向“暖心化”转变

打造流动人员档案“一点通”服务品牌，最终目的是让企业和群众享受到暖心的服务，在实际工作中注重流程再造、解决实际问题，提高业务水平。一是推进 “人社干部走流程”。今年，围绕档案新政策新举措和高频服务事项，进一步开展实地走流程，疫情防控期间，先后对收集档案材料、档案查阅、退休受理、档案转递等6项人社业务的经办环节进行“全流程”检验，通过采取“亲身办”“陪同办”等形式，以群众和经办工作人员两种身份从现场、网站、手机APP等渠道对业务经办环节“全流程”进行检验，查看填报表格是否能够再简化、更便民，办事材料是否能够再精简，告知承诺制是否落实到位等，已查摆发现3个问题，正在协调解决。同时，推进社保卡在档案管理服务事项中的广泛应用，确保社保卡与身份证在档案查借阅、接收以及档案材料收集业务中有同等效力。二是深入开展“我为群众办实事”。先后深入天润曲轴、威力工具等重点企业开展“档案服务进企业”活动，引导做好档案转递工作。同时，将高频业务内容设置二维码，群众打开手机扫描需办理事项的二维码，就能轻松获取每个政务服务事项的办事须知、办理条件、申请材料、办理流程等全部信息，实现“一次性告知”服务从口头告知、书面告知向电子信息告知的转变。三是全面畅通“咨询投诉接转即办”。针对各级政务服务平台转办单，安排专人第一时间依法依规，快办办好，及时梳理汇总问题清单，定期进行分析原因，不断加强对工作人员的业务培训，进一步提高热线办理质量。疫情防控期间，共处理热线信件65封，目前已全部办结，群众满意度100%。

三、坚持技术应用创新，推进管理服务向“数字化”转变

加强基础能力和档案管理服务数字化建设是推进档案管理的关键，纸质档案是动态变化的，要不断完善数字化档案和基础信息资源库，才能更好地实现档案转递线上办理、异地通办。一是持续完善档案数字化库房。早在2020年，文登区在全市率先启动流动人员档案信息化扫描，对库存5万余份流动人员人事档案进行数字化加工，打造准确统一、规范严谨的档案数据库，提升数据完整度和准确度，实现档案数据动态调取，同时，每月专人专岗对日常业务新增流动人事档案即时扫描，确保档案数据库的完整性和持续性，全面提升档案管理服务水平，目前，已完成新增5500份档案扫描。同时，结合综合柜员实际需要先后自主研发并不断优化两套档案管理应用程序：公共就业综合业务办理系统和业务经办免填表程序，切实提高流动人员人事档案利用效率和服务效能。二是加快推进部平台必采信息的归集录入和异常数据处理。流动人员人事档案基础信息库与全国档案管理服务运行平台的有效对接，是实现流动人员人事档案转接“跨省通办”的基础和关键，按照省市有关部署要求，抽调四名讲政治、作风硬、业务精的青年骨干组成的工作攻坚专班，细化责任分工，倒排工作时限，按日调度，根据《流动人员人事档案基础信息采集规范》，全方位完善流动人员人事档案基础信息数据库，提前一个月完成省平台与部级平台对接的11334条数据维护，确保“全省通办”“跨省通办”服务事项畅通。三是强化档案大数据分析利用。将全库4万余流动人员信息全部导入山东省流动人员人事档案管理服务经办平台，随时根据需要分类提取流动人员数量、结构、分类、流动向等相关信息，及时掌握人才分布及动向情况，加大人岗供需信息匹配力度，通过汇总应届毕业生信息，疫情防控期间，针对200多名离校未就业毕业生群体，依托离校未就业毕业生求职登记小程序和山东省高校毕业生就业信息网，安排专人电话联系进行跟踪服务，通过微信、手机短信等方式定向发布就业信息，促进其充分就业。

四、坚持深化改革创新，推进管理服务向“效率化”转变

把企业和群众需求作为提升档案管理工作的重点，不断深化改革，靠前服务，创新举措，提高效率，最大限度发挥流动人员电子档案的效能。一是强化电子档案信息共享。深入推进档案数字化成果应用，5万余份数字化档案已接入业务操作系统，逐步打通数据壁垒，实现电子档案系统与社保经办系统的对接整合，工作人员在处理涉及档案业务（退休、查阅、复印、社保维护）时，在社保经办系统的电子档案模块可以直接调取档案信息，为群众提供便捷的查询及打印服务，群众办理档案业务“零等待”。同时，强化部门联动，加强与社保中心、医保局的密切配合，将电子档案广泛应用于退休预审、医保退休等环节，实现业务跨部门免提取、秒联动，让企业群众“少跑腿”“快办事”。 二是延伸档案服务事项“全省通办”。依托微信公众号、电视等媒体积极宣传并引导办事群众在外网通过省政务服务一体化平台申请，工作人员内网审核，实现了人事档案接收、转出、材料收集、借查阅、开具证明5个服务事项实现线上“全省通办”，目前已为78人办理相关业务，实现“业务不见面办理，资料不见面提交，结果不见面反馈”。三是健全24小时不打烊网上办事机制。统一事项名称、申请材料、办理流程、办理时限和申请表单，将网办流程编制清晰业务指南，畅通线上办理渠道，依托省政务服务网，明确专人负责网办，推进不见面审批、自助淘宝式办理、全天候不打烊服务，深化“一网通办”，确保网上办事申请及时响应，按时办结，疫情防控期间，正是考研考生档案政审时间，政审时间紧急，由于原地静止考生无法外出，外地考生也无法回到档案地，为解决考研档案政审问题，工作人员排除困难，利用防疫志愿回来后的时间，先后为20余名考生政审档案，并通过线上发送政审结果，打通了考生的升学路。

五、坚持防范风险创新，推进管理服务向“安全化”转变

安全工作是一切工作的前提和基础，必须从硬件设施和软件方面加大工作力度，保证库房建设、档案流转、材料收集等各个环节安全完整。一是强化档案库房管理。先后投入资金300多万元，建成500多平方米的省一级档案室。档案库房设立办公区、阅览室、控制室、档案库房和档案整理室，做到5室分开，设有触屏方式的高智能密集架35列，全面落实防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温措施，购置了空调、除湿机、吸尘器、扫描仪等设备，配有安全系数较高的档案监控设备、消防设备以及调温设备，监控设备分别从不同角度监控库房内部的安全情况，并存有监控记录，工作人员定期检查；安装的调温设备能准确调控库房内的温湿度，增强档案存放的长久性，确保档案安全完整。二是筑牢档案信息保密安全防线。制定了《流动人员数字化档案管理规定》，网办业务闭环管理，依托档案信息系统，对数字化档案使用权限进行明确，通过实名制的方式进行授权查阅，明确一人可修改电子档案权限。同时，加强档案管理干部队伍的能力建设，专门成立档案服务科，专职负责流动人员档案的查询、借阅和调转等档案管理服务工作，强化保密意识培训，签订保密协议书，做到全部流动人员档案基本信息采集到省公共就业人才服务系统，做到每笔业务数据有迹可查，严防发生档案信息泄露。